Uma boa comunicação é crucial para o bom desempenho de uma organização, como já aqui referimos, e frequentemente um dos principais problemas que as empresas identificam é a comunicação interna. As máquinas afinam-se e substituem-se, as pessoas não têm propriamente botões e engrenagens que permitam melhorar a sua afinação e não é tarefa fácil substituir alguém, mas a comunicação é o óleo da organização e assim como uma máquina bem oleada funciona melhor, também uma organização com uma comunicação adequada irá ter um melhor desempenho.
Mas o que é uma comunicação adequada? Qual é a fórmula?
As dificuldades na comunicação têm várias origens (ver aqui). Na minha opinião, um dos principais problemas é esquecermo-nos que a comunicação tem duas vias: a emissão da mensagem e a receção da mensagem. Nem sempre aquilo que pretendemos transmitir é aquilo que o recetor compreende e é vulgar o emissor queixar-se que não procedem de acordo com as suas indicações, enquanto que o recetor se queixa de que não lhe deram as devidas indicações.
Será que não falamos todos a mesma língua?
O idioma até pode ser o mesmo, o que não significa que a linguagem o seja. Já aqui apresentámos algumas sugestões para melhorar a sua comunicação, agora vamos focar-nos num outro aspeto que muitas vezes esquecemos: emissor e recetor são duas pessoas diferentes e muitas vezes têm estilos de comunicação diferentes.
É importante compreendermos qual é o nosso estilo de comunicação predominante, mas mais importante ainda é compreender qual o estilo preferido do nosso interlocutor e adaptar a nossa linguagem ao seu estilo.
Há diferentes formas de classificar os estilos de comunicação. Hoje trago-vos a que aprendi num dos últimos projetos que desenvolvi nos Toastmasters. Aqui identificam-se 4 estilos básicos de comunicação:
- Direto
- Iniciativo
- Solidário
- Analítico
Um comunicador direto é, em geral, uma pessoa orientada para resultados, focada e competitiva e por isso prefere um ambiente eficiente e estruturado. Estas pessoas são muitas vezes consideradas impacientes e exigentes e não expressam sentimentos com facilidade. A melhor forma de comunicar com estes interlocutores é sendo rápido, sucinto e específico. Os comunicadores diretos dispensam enquadramentos e small talk. Concentre-se no objetivo e só forneça os detalhes estritamente necessários ou se solicitados.
Já um comunicador iniciativo é, em geral, uma pessoa sociável, entusiasta e persuasiva. Como tem uma natureza espontânea e divertida, comunica com os outros de uma forma fácil e fluída. Muitas vezes parece que falam mais do que escutam e que são impulsivos. Reagem muito bem a elogios. Para estes comunicadores a small talk já é muito importante e o storytelling é uma excelente técnica de comunicação. É importante dar-lhes tempo para expressarem os seus sentimentos e opiniões por isso, quando for falar com um comunicador iniciativo, prepare-se também para escutar.
O comunicador solidário gosta de escutar e por isso consegue antecipar as necessidades dos outros. Em geral são pessoas pacientes, cooperativas e compreensivas. Por vezes são percebidos como indecisos pois gostam de muitos detalhes e informações. É importante dar-lhes tempo para tomarem decisões e encorajá-los a expressar as suas opiniões e preocupações. Estes comunicadores não gostam de conflitos, mas podem ser uma excelente escolha para a sua mediação.
Um comunicador analítico também é cauteloso. Estas pessoas gostam de factos e números. São sistemáticas e orientadas para tarefas e por isso são frequentemente vistas como perfecionistas. Tal como os comunicadores diretos, gostam de um ambiente organizado e funcional, mas têm um ritmo lento e cauteloso. É importante apresentar-lhes a informação de maneira organizada e preparar-se para responder a perguntas. Seja paciente enquanto eles digerem e processam a nova informação e lembre-se de que raramente darão uma opinião se não for solicitada.
Certamente se reconheceu num destes estilos de comunicação ou até em vários. Certamente também identifica diferentes pessoas em cada um destes estilos. É muito importante compreendermos como o nosso estilo de comunicação vai influenciar os outros e conseguirmos adequar a nossa comunicação ao nosso interlocutor e ao resultado pretendido.
A melhor forma de aperfeiçoarmos a nossa comunicação é ir ensaiando e estando atento aos resultados. Assim, certamente irá encontrar a melhor forma de comunicar com cada uma das pessoas da sua organização. Depois dissemine esse conhecimento pela sua equipa e incentive cada um dos elementos a melhorar a sua comunicação.
Este é um trabalho contínuo e os resultados não são visíveis no imediato, mas com rigor e persistência a sua organização ficará cada vez mais oleada e com melhores desempenhos.
