“O sucesso requer AGILIDADE e esforço para repensar, revigorar, reagir e reinventar constantemente.”
Bill Gates, 2017
Vivemos hoje num mundo em constante mudança e nos negócios as coisas não são diferentes. A tecnologia está em constante mutação, a concorrência não dorme, os clientes pretendem serviços “na hora”, esperam experiências imediatas e personalizadas, pelo que é essencial que as empresas sejam cada vez mais ágeis.
Mas o que é isto de empresas serem ágeis ou melhor de agilidade organizacional?
A agilidade organizacional não é mais do que a capacidade de uma organização reconfigurar rapidamente a sua estratégia, estrutura, processos, pessoas e tecnologia na busca de oportunidades de criação de valor e proteção desse mesmo valor perante um ambiente incerto e turbulento.
Se olharmos para as organizações chamadas de “ tradicionais”, elas foram projetadas para a estabilidade com hierarquias estáticas. Direcionadas para criar valor para os acionistas, estas organizações possuem órgãos de gestão poderosos, que emitem decisões do topo para a base.
Em contrapartida, as organizações ágeis são projetadas para serem estáveis e simultaneamente dinâmicas.
O equilíbrio é fundamental em qualquer organização. Todas as estratégias, todas as decisões, necessitam de ter coerência e maturidade. Perante qualquer mudança, independentemente da sua profundidade, é necessário que em algum ponto haja solidez e uma estrutura capaz de assegurar o crescimento sustentável da empresa.
Nas organizações ágeis torna-se essencial que as pessoas sejam dinâmicas, com voz ativa, de ações rápidas, precisas e assertivas. Requer proatividade e autonomia para dar e tomar decisões.
Hoje, talvez um dos segredos para o sucesso das empresas é a capacidade de se adaptarem a ambientes de negócios cada vez mais complexos e voláteis. E aqui, as empresas que demonstrarem ser ágeis estão claramente em vantagem competitiva.
A agilidade organizacional parte da sinergia entre as pessoas e os processos, ou seja, é necessário criar uma cultura de agilidade organizacional em todos os níveis. Criar uma cultura não é um processo simples, mas como em qualquer cultura, o caminho começa pela comunicação entre todas as pessoas envolvidas. Torna-se necessário que todos saibam claramente a missão, os valores, os objetivos e as metas da organização e se revejam nessa filosofia. As pessoas têm de se sentir parte do processo e para tal é necessário envolvê-las e atribuir responsabilidades. As organizações ágeis bem-sucedidas concentram-se no desempenho das equipas ao definirem metas e avaliarem os seus resultados, por vezes permitem mesmo que estas estabeleçam as suas própras metas para criar sentido de compromisso.
Implementar a agilidade organizacional numa organização implica mudanças ao nível dos processos, estrutura e do órgão de decisão.
- Processos – se os negócios são cada vez mais voláteis, os processos têm de estar aptos para serem modificados e alterados a todo o momento. Deste modo, os processos não podem ser complexos. Para que as tarefas sejam efetuadas sem erros e com qualidade é essencial que as empresas tenham processos simples e de fácil entendimento.
- Estrutura – talvez o ponto mais difícil. Falamos de pessoas. Será necessário criar grupos de trabalho com profissionais aptos a mudanças e que gostem de desafios. Equipas independentes e com autonomia são fundamentais para a agilidade. Aqui, as pessoas seguem processos bem definidos e prioridades estratégicas, em vez de instruções detalhadas, de cima para baixo. Os processos tendem a ser bem executados com revisões regulares para garantir o alinhamento entre as equipas.
- Órgão de decisão – tem de ser eficiente. Toma decisões assertivas que direcionem esforços para o alcance dos objetivos. Precisa de definir metas transparentes e especificas para as equipas, transmiti-las com clareza a todos os níveis da organização e auxiliarem as equipas na execução dos planos, fornecendo-lhes recursos adequados e removendo os obstáculos institucionais. É necessário que o órgão de gestão crie um ambiente estável, não só para proporcionar segurança para a tomada de decisões de forma coerente, mas também para que os colaboradores sintam essa segurança e dediquem o melhor de si à organização.
As organizações ágeis bem-sucedidas tendem a não alterar pontos na estrutura onde os processos funcionam bem e as pessoas executam com excelência as suas funções.
Quando as empresas são resistentes à mudança implementar uma cultura de agilidade organizacional, pode muito bem ser um grande erro. Trata-se de um processo complexo e de longo prazo que pode comprometer a sobrevivência da própria entidade.
Mas a flexibilidade nos processos não significa ausência de regras. O controlo é fundamental.
E agilidade não significa velocidade. Tendo em conta que as oportunidades não avisam quando chegam e são escassas, torna-se necessário combinar a persistência de forma a aguardar pelo momento certo de agir, a ousadia para arriscar naquele que se espera que seja o momento certo e prontidão para abraçar a mudança.
A agilidade organizacional não é mais do que uma necessidade identificada para que as organizações sejam competitivas. Todas as entidades que atuem em mercados competitivos carecem de práticas ágeis. E os benefícios são muito claros. De acordo com um estudo realizado pela consultora alemã Goetzpartners em parceria com Neoma Business School de França, as organizações ágeis apresentam melhor performance do que os seus concorrentes a longo prazo, com um desempenho financeiro 2,7 vezes superior face à média das empresas não ágeis.
A gestão ágil é considerada pela Goetzpartners como uma das garantias para o sucesso empresarial. Algumas das suas vantagens são: processos mais ágeis e eficientes, diminuição do tempo de resposta para o exterior, melhoria significativa no atendimento ao cliente, diminuição das necessidades de refazer trabalhos e consequentemente redução de custos, entre muitas outras.
As organizações que embarcaram nestas transformações ágeis não voltam atrás. Os seus resultados motivam para a agilidade.
E a sua empresa está preparada para ser ágil?