Uma das principais preocupações diárias dos gestores prende-se com a gestão das suas “despesas”.
- Onde é que a sua empresa está a gastar o seu dinheiro?
- Como é que esse dinheiro está a ser gasto?
- Quais são os meus principais custos?
- Como otimizar os fluxos de caixa?
Spend Management na terminologia inglesa ou gestão de gastos na versão portuguesa, diz respeito à forma como a empresa gere a sua estrutura de custos para produzir os seus produtos ou prestar os seus serviços de modo eficiente. Na prática muitas vezes este papel é desempenhado por um gestor de procurement ou compras.
Uma gestão eficiente dos seus custos vai muito além de comprar aos seus fornecedores ao menor preço possível. Um bom plano de Spend Management deverá estar alinhado com a estratégia da empresa, com os seus objetivos de longo e curto prazo e deverá ajudar o gestor a tomar decisões.
Este conceito engloba uma análise profunda da sua estrutura de custos, detetando padrões e tendências para que seja possível perceber com rigor onde e como é que dinheiro da empresa está a ser gasto. Tendo em conta o impacto que o Spend Management pode ter nos resultados da empresa, o(s) responsável(eis) pela sua implementação deverão ter influência significativa na gestão da empresa.
Depois de conhecer com rigor os seus gastos, deve ser efetuado um planeamento estratégico da sua evolução. Esta gestão abrange conceitos como o procurement (gestão de compras), o recurso a outsourcing (externalização de serviços) ou o supply chain management (ou gestão de cadeia de abastecimento), entre outros.
A estratégia global da empresa será determinante na forma como vão evoluir os seus custos. A informação que resulta de um bom sistema deve servir de base para planear toda a atividade. Quer seja para a negociação com fornecedores de forma a baixar os preços, prazos de pagamento e novas encomendas. Quer seja para planear o recurso a fornecedores externos que garantam maior eficiência em atividades não centrais para a empresa. Ou também para a gestão da cadeia de fornecedores, logística e transportes.
É necessário um sistema de spend management numa PME?
A resposta é simples: Sim!
Independentemente do tamanho ou complexidade de uma empresa, só conhecendo verdadeiramente a sua estrutura de custos e criando uma estratégia eficiente para a sua gestão, com políticas bem definidas para cada categoria é possível gerir de forma efetiva o dia-a-dia da sua empresa, nunca perdendo de vista os seus objetivos estratégicos (médio e longo prazo).
Tecnologia e compromisso
A base para um bom sistema de spend management é a tecnologia. Esta tecnologia deve emular os processos da empresa e deverá estar devidamente preparada para dar resposta às suas necessidades.
Ao mesmo tempo é essencial o compromisso dos responsáveis de cada departamento. Cada um deve responder pelo seu orçamento e deve fornecer informação fidedigna em tempo real ao responsável pela gestão global do sistema (o diretor financeiro ou o administrador). Ao envolver e responsabilizar os chefes de departamento constrói-se um alinhamento dos colaboradores com a estratégia e será possível estabelecer uma comunicação constante entre estes e a equipa financeira.
A análise dos custos efetuada pelo departamento financeiro deverá envolver esses responsáveis. Se por exemplo existirem necessidades de cash-flow acima do esperado, estas devem ser examinadas para estabelecer eventuais ações corretivas que restabeleçam a execução de acordo com o planeado. Ou se, por exemplo, o responsável das compras está a planear o reforço do stock de determinado produto para 6 meses de vendas, deverá ter noção do impacto dessa decisão nos custos e ser responsabilizado por ela.
Revisão e Comunicação
As políticas de gestão de gastos deverão estar alinhadas com a estratégica global da empresa e ser revistas e comunicadas periodicamente aos colaboradores. Ou seja, os grandes objetivos ou as iniciativas estratégicas são definidos pela administração. Como estes são dinâmicos e poderão ser ajustados ao longo do tempo, também as políticas de gastos deverão ser ajustadas de acordo. Por exemplo se a empresa está a planear o lançamento de um novo produto, a estrutura de custos poderá ser significativamente afetada, obrigando a ajustar as expectativas e a que essas alterações sejam comunicadas na organização.
Uma forma de garantir o alinhamento estratégico de um sistema de gestão de custos é a monitorização de indicadores que permitam avaliar o estado do sistema. Um bom sistema de execução e monitorização da estratégia, como o Balanced Scorecard, deverá incorporar esses indicadores efetuando a ligação entre a perspetiva operacional e as expectativas de longo prazo da empresa.
E você, sabe onde e como a sua empresa está a gastar dinheiro?
