O recurso à subcontratação é uma prática a que algumas empresas recorrem de forma pontual ou recorrente em função das suas necessidades e consiste na aquisição de um componente (subproduto ou serviço) a uma empresa especializada. Este componente pode representar parte ou a totalidade do produto ou serviço final para o cliente.

A subcontratação tem um importante papel estratégico ao permitir o foco nas atividades em que a empresa cria valor, devidamente alavancadas pelas suas competências centrais ou “core”, as fontes de vantagem competitiva.

Para construir a sua dinâmica de criação de valor a empresa deve colocar a seguinte questão:

“O que é que eu faço que realmente tem valor para o meu cliente?”

A resposta a esta questão permite definir de forma clara as atividades que são valorizadas na proposta de valor da empresa para os seus clientes e identificar as competências necessárias para as executar, permitindo a externalização das restantes.

Ao recorrer à subcontratação para desempenhar tarefas não “core”, a empresa terá maior tempo disponível para desenvolver o seu negócio de forma focada, deixando para os especialistas a execução das tarefas acessórias.

Os termos subcontratação e outsourcing (sobretudo este último) têm vindo a ganhar importância ao longo dos anos no mundo empresarial (1). A tendência global de especialização faz com que empresas que outrora desempenhassem todas ou a maioria das atividades da sua cadeia de valor, optem agora pela consolidação dos esforços nas suas atividades “core”.

Kate Vitasek no “Future of Sourcing” coloca uma questão interessante fazendo um paralelismo entre a subcontratação e o conhecido filósofo e economista escocês do Século XVIII, Adam Smith.

Smith afirmou: “If a foreign country can supply us with a commodity cheaper than we ourselves can make it, better buy it of them with some part of the produce of our own industry employed in a way in which we have some advantage.”(2) (Adam Smith, The Wealth of Nations, Book IV:2, Modern Library edition)

O economista evidenciava a vantagem comparativa (um termo desenvolvido por outro famoso economista britânico, David Ricardo) de cada nação nos bens que produzia por comparação com os bens que outra produzisse. Cada nação utilizaria os benefícios resultantes da venda dos “seus bens” para adquirir outros bens em que não fosse tão competitiva a outros países que os produziriam com melhor qualidade e/ou preço.

Vitasek pega nesta ideia e substitui nação por empresa, afirmando que podemos transferir o mesmo raciocínio e aplicá-lo na análise do recurso a subcontratação, ou seja, cada empresa deve produzir os bens ou serviços que representam realmente criação de valor. Vitasek prossegue com Peter Drucker, um dos pais da gestão moderna que disse o mesmo 200 anos mais tarde: ““Do what you do best and outsource the rest!”, traduzindo: “Faça aquilo em que é bom e subcontrate o resto!”.

Podemos então afirmar que de forma mais ou menos óbvia, os princípios que sustentam o recurso a um modelo de subcontratação sempre estiveram presentes nas teorias económicas e de gestão.

No entanto existem sempre vantagens e desvantagens em cada opção estratégica. Em teoria todas as empresas poderão recorrer a subcontratação e fá-lo-ão em algum ponto da sua existência. Importa analisar cada situação e questionar: Quando? Porquê? Como executar e controlar?

Quando?

O recurso a uma empresa especializada é feito normalmente quando a empresa contratante não tem recursos ou capacidade disponíveis e pode trazer ganhos ao nível do custo, qualidade e eficiência:

Custo: recorrer a uma empresa externa resulta numa melhor gestão de gastos ao permitir estruturas de custos fixos mais pequenas, o que liberta capital para as atividades em que a empresa realmente cria valor para o cliente. O recurso a subcontratação para executar parte da sua cadeia de valor permite à empresa um foco e uma especialização com flexibilidade na gestão dos seus custos (que são variáveis neste caso);

Qualidade: o recurso a especialistas garante que o trabalho está a ser desenvolvido de acordo com os padrões que foram definidos. Aqui surge a necessidade de uma qualificação dos fornecedores, de forma a garantir a qualidade pretendida. O recurso a subcontratação tem também a vantagem da responsabilização da empresa subcontratada no caso do produto/serviço não estar de acordo com os padrões definidos (características, orçamento, prazos);

Eficiência: O recurso a especialistas significa que as tarefas são efetuadas de forma mais rápida, permitindo à empresa aceitar um volume superior de encomendas, acima da sua capacidade instalada. A eficiência ganha maior relevância quando a empresa contratante se pode focar nas tarefas “core” do seu modelo de negócio, não tendo custos de oportunidade com ocupação de recursos em tarefas secundárias.

Porquê?

Razões para subcontratar:

Um estudo da Delloite identificou as três principais razões para o recurso a subcontratação: a gestão de custos, o foco no “core business” e a resolução de problemas de capacidade.

Fonte: Delloite 2016 Global Outsourcing survey

Outras razões relevantes são a melhoria na qualidade do serviço, a resposta a uma necessidade e o acesso a capital intelectual. A gestão do ambiente de trabalho e a promoção da transformação interna demonstraram também ser razões para subcontratar.

Cada empresa terá uma necessidade específica para recorrer a subcontratação que estará também relacionada com o setor de negócio e o mercado onde a empresa estará envolvida. Determinados mercados e clientes valorizam fatores distintos e cada empresa deverá ajustar o seu modelo de negócio de forma a alavancar as suas competências centrais.

Onde?

O recurso a subcontratação pode ocorrer em qualquer elemento da estrutura das empresas. Desde a produção até aos recursos humanos, ao design de produto ou mesmo à função financeira. O importante é que mantenha “dentro de casa” as suas competência “core“.

O setor da banca, por exemplo, é um setor onde o recurso a empresas subcontratadas tem vindo a subir para realização de boa parte dos seus processos de suporte, os conhecidos BPO (Business Process Outsourcing ou Outsourcing de processos de negócio). Ou seja a maioria dos processos e tarefas de suporte são executados por empresas externas em regime de outsourcing dentro ou fora das instalações dos bancos. Os bancos especializam-se assim na vertente comercial, a principal fonte de diferenciação no mercado, subcontratando as tarefas acessórias de menor valor.

Controlo?

Não basta no entanto, subcontratar e não controlar. O processo de subcontratação deve ser desenvolvido em análise contínua. Assume aqui particular relevância efetuar a qualificação de fornecedores, avaliando e testando as várias opções existentes de forma contínua. Sem um controlo efetivo dos processos ou produtos subcontratados a empresa poderá incorrer em custos superiores para corrigir trabalhos mal efetuados, bem como custos de reputação junto dos seus clientes.

Depois de ponderados todas estas questões importa operacionalizar o seu processo de subcontratação, planeando, orçamentando e controlando a sua execução.

Como fazer?

  1. Detetar necessidade e analisar: Em concreto representa as respostas às questões que fizemos acima, identificando as tarefas que deverão ser subcontratadas;
  2. Definir orçamento de subcontratação: Cada projeto, produto ou serviço a subcontratar deve ter um orçamento adequado e devidamente alinhado com o orçamento global da empresa e a sua estratégia;
  3. Identificação e qualificação de fornecedores: Depois de definidos os critérios a cumprir para as tarefas, produtos ou serviços a subcontratar, deverão ser identificados e devidamente avaliados os fornecedores. Esta avaliação deve ser revisitada de forma regular;
  4. Definir claramente todos parâmetros: Seja através de uma proposta, contrato ou caderno de encargos, os parâmetros devem ser identificados claramente, com prazos de entrega e pagamento, requisitos de qualidade e eventualmente algumas garantias contra incumprimentos (penalizações);
  5. Acompanhar o processo: Sobretudo em tarefas ou projetos mais complexos, não basta adjudicar o subcontrato sem acompanhar a sua execução, pois é provável que algo corra mal.

Em resumo, o recurso a subcontratação permite a melhoria da performance operacional das empresas através de maior eficiência com o foco nas tarefas “core” e na consolidação das funções de criação real de valor e através redução de custos de estrutura e com eles a redução do risco operacional.

Há evidentes vantagens em recorrer à subcontratação (custo, eficiência e qualidade) e também algumas desvantagens (perda de controlo no processo se não for efetuado o acompanhamento, transmissão de informação sensível a terceiros). A opção pela subcontratação deve estar alinhada com a estratégia de cada empresa, indo ao encontro dos seus objetivos e potenciando desta forma a criação de valor para os shareholders.

 

 (1) Para a elaboração deste artigo não foram consideradas as diferenças entre o termo “subcontratação” e “outsourcing” por serem sujeitos a diversas nuances em função do setor e da realidade de cada empresa.

(2) ”Se um país estrangeiro puder fornecer-nos com um produto mais barato do que o nosso custo de o produzir, é preferível comprar-lhe esse produto utilizando o resultado da nossa indústria, investido de uma forma em que tenhamos algum tipo de vantagem.”