A maioria das empresas faz do orçamento a espinha dorsal dos seus sistemas de gestão. Muitas vezes os sistemas de recompensa estão alinhados com as metas dos orçamentos. Esta opção é correta e potencia o desempenho e o alcance de melhores resultados.
Podem, no entanto, existir dois comportamentos que tornam o esforço de construção do orçamento inútil.
O primeiro é a tentativa dos colaboradores envolvidos na equipa de preparação do orçamento de lutar por metas baixas nas receitas. Este tipo de comportamento vai permitir que cada um atinja com facilidade os seus objetivos e obtenha prémios mas, não permite aproveitar o potencial que a empresa tem nos mercados em que atua.
O segundo comportamento inadequado é sobrevalorizar as despesas em sede de orçamento para facilitar a obtenção de bons resultados. Inverte-se, com este comportamento, a lógica de elevação e superação da empresa que é afinal o resultado que se espera alcançar.
Então como fazer para tirar partido deste importante momento de reflexão e preparação do futuro da empresa em que estão envolvidos os principais quadros (ou executivos)?
O processo começa, desde logo, com uma mudança de perspetiva, focando a empresa e os esforços de todos os participantes na análise externa, identificando as oportunidades de crescimento que existem para o próximo ano. Com o mesmo rigor e participação, identificam-se a seguir os principais obstáculos e dificuldades que se colocam à empresa, também no próximo ano.
Em conjunto, a equipa prepara então um plano de ação, tendo em conta as oportunidades e as dificuldades referidas no ponto anterior e os recursos e capacidades residentes na empresa. A seguir, baseado no plano de ação, prepara-se o orçamento, incorporando a reflexão e contribuições dos participantes.
Finalmente, para avaliar a qualidade do plano de ação e do orçamento e para que se aprovem, estes devem dar resposta clara a duas questões:
Como podemos melhorar o desempenho do ano passado?
O que estão os nossos concorrentes a fazer e de que forma podemos ultrapassá-los?
Fica então claro que o plano de ação que serve de base ao orçamento se baseia numa análise sólida do que está a mudar nos mercados e assume-se como meta coletiva melhorar o desempenho face ao ano anterior tendo em conta os nossos concorrentes.
Com energia positiva, centrada no mercado e com o envolvimento de todos, elevamos a nossa empresa que está pronta para explorar as oportunidades, cientes dos obstáculos que se poderão encontrar, envolvendo e alinhando os participantes no processo.
Se existirem acontecimentos imprevistos no contexto externo, existirá abertura para alterar os objetivos, os planos e o orçamento, permitindo acomodar alterações que potenciem o desempenho e melhorem a posição competitiva da empresa.
Em síntese, a empresa aprende a gerir e aproveitar a mudança e desenvolve novas capacidades que lhe irão permitir encontrar novas oportunidades que conduzem a melhores desempenhos assentes no trabalho em equipa e na procura e identificação de novos desafios.
Bom trabalho!
