Acredita na sorte ou no controlo?

Será que é importante ter um sistema de controlo a funcionar numa empresa?

Vamos admitir que achamos que não devemos gastar tempo e dinheiro com o controlo e, por isso, decidimos nada fazer neste domínio.

Como sabemos então se estamos a atingir os resultados e objetivos que pretendíamos? Se estamos no rumo certo? Que alterações será necessário implementar e como avaliamos a sua eficácia?

Estamos então numa situação em que não temos informações e decidimos com base no que achamos sem que exista um suporte adequado.

Neste cenário, a probabilidade de insucesso é muito elevada e só por acaso estaremos a atingir os objetivos pretendidos.

Ora o objetivo do Controlo é garantir que se atingem os objetivos, monitorizando e medindo as ações que se implementam, dando feedback a todas as partes interessadas, comparando os resultados atuais com os planeados e tomando as decisões que se impõem para concretizar as metas pretendidas.

Um bom sistema de controlo permite, se existirem alterações significativas entre os objetivos e o que se está a obter, fundamentar ações a implementar e/ou ajustar os objetivos. Permite também  detetar rapidamente mudanças no ambiente competitivo e avaliar o seu impacto, contribuindo para ajustar, de forma dinâmica, a empresa aos novos desafios.

Parece que se justifica a construção e desenvolvimento de um sistema de controlo que garanta que se atingem os resultados pretendidos. Para isso aconselha-se um processo em que se seguem as seguintes fases:

1. Definir os objetivos que se pretendem alcançar alinhados com a Missão, Visão, Cultura e Estratégia da empresa.
2. Escolher indicadores para cada objetivo tendo sempre presente a seguinte pergunta: “o que é crítico para alcançar aquele objetivo?”.
3. Definir metas de referência para cada indicador. Para isto é importante verificar o desempenho histórico da empresa, avaliar o desempenho dos principais concorrentes e alinhar a meta com o objetivo de topo (aquela que decorre da Visão e ou da Estratégia).
4. Estabelecer o processo de obtenção de dados e de cálculo de cada um dos indicadores, quem os vai introduzir e os destinatários da informação. Nesta fase segmenta-se a informação e definem-se os destinatários.
5. Desenvolver um processo sistemático de controlo com informação atempada e fiável e promover a sua disseminação na empresa. Deve-se conceber um painel de controlo (dashboard) para cada um dos níveis de gestão e um corporativo.
6. Preparar e estruturar relatório de controlo para análise com os gestores dos diferentes níveis, evidenciando os desvios significativos para promover, se necessário, introdução de medidas corretivas.

Porque é impossível controlar tudo e porque é sempre necessário balancear os ganhos que se obtêm com um sistema de controlo com os custos necessários para o ter a funcionar, o sistema de controlo deve centrar-se nas áreas chave de desempenho para a empresa. Estas áreas são aquelas em que é necessário a empresa ser excelente para poder ter sucesso: são os pontos de controlo estratégico e situam-se ao longo do processo produtivo. Estes pontos reportam operações ou acontecimentos-chave no processo e permitem identificar problemas antes da ocorrência de prejuízos graves. Como são em número relativamente reduzido, permitem produzir informação sintética e rápida.

O Controlo, para ser um sistema eficaz, deve basear-se em padrões de desempenho válidos e comunicar informação adequada aos diferentes níveis de gestão e colaboradores, potenciando o desempenho individual e coletivo.

Finalmente o sistema de Controlo permite à empresa gerir a mudança num mundo dinâmico ao sustentar a aprendizagem. Permite ainda testar e validar ou alterar os pressupostos que estavam na base das metas e das ações para concretizar os objetivos.