Informação para a tomada de decisão

Como é que se tomam decisões nas empresas? A primeira alternativa é decidir com base num conjunto de ideias que não estão sustentadas em factos e que se tomam em cima dos acontecimentos para reagir à pressão. Em alternativa procuram-se sustentar as decisões num conjunto de informações e suposições pensadas de forma integrada tendo em conta os desafios que a empresa enfrenta nos mercados e os recursos e capacidades de que dispõe.

Cada uma destas opções exige diferente tipo de informação. Na primeira, que se baseia na experiência do decisor, a necessidade de informação é reduzida. Está mais ligada ao “achismo”. Na segunda exige-se um conjunto de informação, com tratamento de dados que, depois de avaliados, vão sustentar as decisões.

No caso da segunda opção, que tipo de informação se deve ter?

Ora, como o sucesso de qualquer empresa depende da resposta da sua oferta estar ajustada às necessidades dos clientes, criando-lhes valor e gerando resultados para a empresa e seus acionistas, então as decisões devem sempre ter em conta estas duas dimensões. Uma externa relacionada com os clientes e a criação de valor, outra interna relacionada com os recursos e capacidades que suportam a venda ou prestação de serviços (isto é, os processos de venda, conceção, produção e entrega dos produtos/serviços ao cliente).

Então as empresas devem recolher e tratar informações nestas duas vertentes para suportarem o processo de tomada de decisão a curto e a médio longo prazo.

No curto prazo, uma vez que as grandes decisões já foram tomadas em período anterior, trata-se de ajustar rapidamente os processos operacionais para responder aos clientes. Significa que deve monitorizar a satisfação de clientes e o cumprimento dos compromissos assumidos em termos de prazos de entrega, qualidade, preços e outros elementos relevantes de criação de valor para o cliente. Ao mesmo tempo é importante monitorizar a concorrência.

Será que a empresa tem informação atualizada e disponível para acompanhar estas situações?

Ainda no curto prazo, é necessário monitorizar os processos internos para garantir a eficiência nomeadamente nas operações, no serviço ao cliente e na disponibilidade de recursos humanos e tecnologia. Note que para fazer a diferença é necessário utilizarmos recursos e capacidades que podem fazer a diferença.

Será que se monitoriza a utilização desses recursos especiais, nomeadamente as pessoas mais qualificadas? Existe informação sobre a produtividade das tecnologias? Nesta dimensão encontram-se as causas dos problemas da empresa.

Outra dimensão de análise é a informação financeira básica que se obtém através das demonstrações financeira. Avalia-se o equilíbrio económico e financeiro para garantir a sobrevivência da empresa. A questão fundamental é avaliar os resultados em períodos curtos, ao mês ou ao trimestre, para se poderem tomar decisões. O que se obtém desta análise são indicações de boa ou má situação. Não se explica as causas da situação. Estas duas dimensões completam-se, dão-nos uma perspetiva geral de como atuar e sustentam a tomada de decisão a nível operacional.

A longo prazo é importante encontrar respostas para as seguintes questões:

Como vai evoluir o mercado?
O que é que os clientes vão valorizar no futuro?
Que tecnologias serão relevantes para satisfazer essas necessidades?
Existem outros fatores do contexto que possam ter impacto no negócio?
Que recursos e capacidades é que vão sustentar a criação de valor para o cliente e vão sustentar a vantagem competitiva?

Para responder à primeira questão é necessário recolher informação sobre o mercado em especial sobre o contexto competitivo e sobre clientes, concorrentes e fornecedores. Será que a empresa tem um sistema de recolha e tratamento de informação com estes dados?

Existe algum sistema de vigilância tecnológica que permita acompanhar a evolução das tecnologias?

Para avaliar os outros fatores pode acompanhar-se a evolução da situação económica nacional e internacional, as politicas e regulamentação nacional e do comércio internacional, além da evolução política dos principais mercados de destino. Existe recolha de informação que permita detetar oportunidades e ameaças?

Para dar resposta à última questão é importante recolher informação sobre os recursos críticos para o sucesso da empresa. Deve-se verificar se existe um compromisso e metas para a disponibilidade das capacidades que podem gerar vantagem competitiva.

Finalmente duas questões: