O ano de 2018 está a chegar ao fim. Muita coisa aconteceu ao longo do ano e este é o momento de fazer o balanço do que foi este ano e começar a pensar no próximo.
Normalmente começamos por pensar nos resultados obtidos. Foram bons? São melhores do que o esperado ou ficaram aquém das expetativas? Como comparam com o ano anterior?
Depois importa pensar naquilo que foi feito, as ações que tomámos. Foram eficazes? Estavam alinhadas com o que se pretendia para o futuro?
Importa também pensar nas condicionantes que existiram ao longo do ano. Qual foi o seu impacto? Poderiam ter sido previstas? Poderíamos ter atuado de outra forma?
Da análise geral, passamos depois aos pormenores. Como chegámos a este resultado? Como foi construído? Quais os fatores principais que contribuíram para que fosse tão elevado ou tão baixo?
Nesta altura começa o teste ao nosso sistema de informação. Conseguimos os dados pretendidos? Muitas vezes deparamo-nos com situações em que não foram efetuados registos dos dados que conduzem à informação pretendida e agora a recolha de dados será impossível ou muito morosa. Mesmo quando conseguimos dados, já não vamos a tempo a atuar.
A má noticia é que já é tarde para recuperar o desempenho de 2018. A boa notícia é que esta é uma excelente altura para melhorar o seu sistema de informação para que possa atuar em tempo útil e alcançar os seus objetivos.
O sistema de informação para a gestão não inicia com a aquisição de um qualquer software. O software é apenas uma das ferramentas de apoio ao sistema. Um sistema de informação para a gestão inicia com o estabelecimento dos objetivos e da forma de monitorizar os resultados obtidos.
Numa perspetiva mais operacional, podemos começar com uma ferramenta base da gestão – o Planeamento e Controlo de Gestão.
A primeira etapa é refletir no enquadramento:
- Qual a evolução espectável da indústria em que está inserida a sua empresa?
- Quais os principais condicionamentos que irão existir no próximo ano?
- Quais as principais oportunidades?
Depois vamos refletir sobre aqueles que são os principais objetivos para 2019 e as principais decisões:
- Que resultados pretende obter?
- Que crescimento pretende no volume de negócios?
- Como vai controlar os custos?
- Que investimentos vai fazer?
Partindo desta base, constrói-se o orçamento para 2019, tendo também em conta o histórico de resultados disponível, e o plano de atividades, com as principais ações necessárias para atingir os objetivos delineados.
Tendo em mente os principais condicionamentos que poderão existir durante o próximo ano, é importante definir diferentes cenários e refletir sobre o seu impacto nas diferentes rubricas do orçamento.
Para que este processo permita realmente conduzir a melhorias significativas na empresa, é importante ter alguns cuidados que poderá rever aqui.
Terminada esta fase, é importante ter um modelo de controlo que permita verificar se estamos ou não a atingir os resultados pretendidos e fazer ajustes ao orçamento sempre que se justifique. Estas ferramentas são uma componente importante no sistema de informação à gestão para a tomada de decisão.
Mas como gerir o presente não garante o futuro, é importante ter uma perspetiva mais alargada dos nossos objetivos e pensar onde queremos estar daqui por 5 ou 10 anos. E esse é o passo seguinte: definir a estratégia da empresa para os próximos 5 anos. E para isso uma das minhas ferramentas preferidas é o Mapa da Estratégia (saiba mais aqui)
Com o mapa da estratégia ficamos com uma visão global do que pretendemos atingir e de como o vamos atingir, tendo em conta 4 perspetivas:
- Perspetiva Financeira;
- Perspetiva de Clientes;
- Perspetiva dos Processos Internos;
- Perspetiva de Aprendizagem e Crescimento.
Através desta ferramenta promovemos o alinhamento das diferentes áreas da empresa e dos colaboradores, pois compreende-se o impacto que os resultados de umas vão ter nos resultados das outras, promovendo assim uma maior ligação entre os diferentes departamentos da empresa.
Claro que para monitorizar os objetivos definidos, é indispensável encontrar as métricas adequadas e é aqui que reside o grande desafio de um sistema de informação. É importante termos, não só indicadores de resultados, mas também indicadores indutores, ou seja, indicadores que se focam no modo como se pretende chegar aos resultados (medição de processos, atividades e/ou comportamentos).
Os indicadores dão a cada pessoa/área a orientação que precisa para atingir a estratégia da organização e permitem medir objetivamente o desempenho, estimulando o autocontrolo. Assim, é importante garantir que cada indicador selecionado obedeça aos seguintes critérios:
- é adequado ao objetivo que se pretende monitorizar;
- é quantificável, confiável e repetível ao longo do tempo;
- tem uma relação custo/benefício adequada.
Poderá assim construir um Balanced Scorecard a 5 anos, que servirá de enquadramento ao Planeamento e Controlo de Gestão anual e a outros sistemas que desenvolva na empresa (Sistema de Gestão da Qualidade, Sistema de Avaliação de Desempenho, etc), e definir a monitorização periódica dos resultados obtidos para cada indicador, bem como as ações a desenvolver.
Se o seu sistema de informação está pronto a responder a estes desafios, parabéns! Agora é só pôr mãos à obra e elevar a sua empresa. Se não está, é a altura certa para o começar a construir.
