“As decisões mais urgentes raramente são as mais importantes”- Dwight D. Eisenhower
O tempo é cada vez mais um bem escasso e precioso pelo que, saber definir prioridades e organizar o nosso dia-a-dia é determinante para atingir os nossos objectivos de forma eficaz.
Hoje partilhamos um dos 50 modelos do “Livro das Decisões”1: a matriz de Eisenhower. Dwight D. Eisenhower, ex-presidente dos EUA e considerado um mestre na gestão do tempo, desenvolveu um sistema muito eficiente para organizar o seu tempo e priorizar as suas tarefas do quotidiano.
De acordo com este modelo, seja qual for a tarefa em cima da sua secretária o primeiro passo a tomar é classificá-la em importante ou não importante (em função dos seus objetivos) e, em seguida, em urgente e não urgente.
A Matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes que combinam a dimensão importância com a dimensão urgência.
O quadrante 1 diz respeito às atividades importantes mas não urgentes e é onde se deveria passar a maior parte do tempo, obviamente após resolver as tarefas do quadrante 2. Sendo estas tarefas importantes, mas não urgentes, permite-nos avaliar, planear e executar de maneira eficiente, impedindo que se torne em algo urgente.
No quadrante 2 temos as tarefas importantes e urgentes, onde devem estar incluídas todas as tarefas que não podem esperar, e por isso devem ser resolvidas imediatamente.
As atividades não importantes e não urgentes são aquelas que devem ser reduzidas, ou mesmo eliminadas, pois não trazem qualquer benefício. Aqui estão incluídas, por exemplo, as redes sociais (quando só para entretenimento), responder a mensagens de texto sem conteúdo relevante, sites de entretenimento, jogos online e televisão.
Por último, no quadrante 4 temos as tarefas ainda que urgentes não precisam de uma atenção especial pois não são importantes para os nossos objetivos. Regra geral, as pessoas desperdiçam muito do seu tempo nessas tarefas por serem urgentes, mas sem perceber que elas não vão trazer os resultados que pretendem alcançar. Aqui a melhor decisão a tomar é delegar noutra pessoa.
Através desta lógica simples é possível reflectir, planear e organizar o tempo focando-nos naquilo que realmente deve ser feito não perdendo tempo nas tarefas do quadrante três e quatro. Adote esta prática como rotina diária e verá resultados.
Está a gerir o seu tempo de forma eficiente? Qual o quadrante onde está a gastar a maior parte do seu tempo?
Não se esqueça, adote o 80/20 e nunca o 20/80! Use 80% do seu tempo em ações importantes para o seu negócio e 20% apagando incêndios que não foram previstos, nunca o inverso. Excelentes empreendedores chegam a 90/10. Não desista dos 100%!
1 TSCHÄPPLER, R. e KROGERUS M. (2012). O Livro das Decisões, 50 modelos para pensar com estratégia. Marcador Editora
