“Foque-se em ser produtivo, não em estar ocupado” – Tim Ferriss

Quando pergunto às pessoas como foram as suas férias, a maioria responde que foram “relaxantes”. Há também sempre quem as classifique de “curtas”, mas a maioria opta pelo “relaxantes”. No meu caso, além de relaxantes, foram também produtivas. Tão produtivas que me puseram a refletir e me levaram a decidir fazer algumas mudanças no meu regresso ao trabalho. Essas mudanças passaram por repensar a forma como trabalho com três ideias essenciais: planear, adicionar e subtrair. Vou tentar explicar.

Nas férias fiz muito de uma das coisas que mais gosto: ler. E li muito mais do que normalmente consigo ler em situações parecidas com férias, como feriados e fins-de-semana.

Por que consegui ler tanto mais? Porque tive condições para me dedicar de forma prolongada e sem interrupções a essa atividade.

Na praia, sem telemóvel, não há nada que me interrompa e me impeça de manter um foco na leitura. E também porque me dediquei à leitura nas alturas do dia em que tinha mais energia para o fazer (manhã e a partir de meio da tarde), ao contrário do que acontece nos dias normais em que apenas tenho tempo para ler ao final do dia, quando estou mais cansado e com menos capacidade. Também é importante percebermos os nossos ritmos. Depois de almoço nunca pensei em contrariar a letargia e tentar ler. Simplesmente ia dormir a sesta.

Decidi então aplicar alguns destes princípios ao PLANEAR o meu quotidiano laboral, minimizando o potencial de interrupções e maximizando a criação de blocos em que me posso dedicar a actividades exigentes. Por exemplo, começo o dia planificando o que vou fazer e utilizando a manhã para as tarefas mais exigentes. E só vejo o email ao final da manhã. Se começar o dia consultando o email, corro o risco de começar a responder às mensagens que recebi ou de iniciar outra tarefa que me seja solicitada. Isto desvia-me das minhas prioridades e, mesmo que deixe a resposta para mais tarde, já não estarei 100% focado na tarefa que tinha planeado.

Para além de consultar o email menos vezes (final da manhã e meio da tarde), comprometi-me a dar seguimento imediatamente. Assim, sou mais eficiente porque respondo a todos os email em bloco, e garanto mais atenção para as outras actividades pois não estou preocupado a lembrar-me se já respondi ao email x ou y. Se não tenho informações para responder imediatamente, faço um lembrete informático para não ficar dependente da minha memória e incorporo essa tarefa no planeamento seguinte. Claro que o que funciona comigo pode não funcionar com os outros.

Mas a ideia mantém-se: analise a forma como utiliza o seu tempo, as exigências e os principais focos de ineficiência e procure formas de criar condições para utilizar o tempo de forma mais produtiva.

Uma das coisas que não me permitia ser produtivo a ler na praia era a minha dificuldade em ler deitado. Estava permanentemente em posições desconfortáveis que obrigavam permanentemente a mudar de posição e a parar. Este ano tudo mudou porque decidi comprar uma cadeira de praia (cadeira de velho, como lhe chama “carinhosamente” a minha mulher). Com esta cadeira (6€ no Continente, passo a publicidade) passei a estar confortável na posição ideal para ler, o que me permitiu ler durante períodos muito mais longos sem interrupções nem desconfortos. Portanto, a segunda ideia é ACRESCENTAR equipamentos, ferramentas, metodologias, que possam ajudar a melhorar a produtividade. Pode ser substituir o computador velho que demora 30 minutos a arrancar e encrava de hora a hora, pode ser experimentar técnicas ou metodologias novas ou pode ser passar a utilizar Apps novas (aconselho 2 muito úteis: Any.DO, uma espécie de lista de tarefas mais elaborada; e Evernote, permite tirar notas, acrescentar fotos, links, partilhar com colegas, etc.).

Diz-se que “burro velho não aprende línguas”, mas nós não somos burros (nem velhos, apesar da cadeira de praia).

Finalmente, a terceira ideia é SUBTRAIR. Nas férias não tive televisão (na realidade, havia televisão, eu é que não a consegui ligar) e tive internet limitada. E, na realidade, não fizeram grande falta. Libertaram foi bastante tempo para as actividades prioritárias.

O desafio no regresso ao trabalho é também subtrair do quotidiano distrações e atividades pouco produtivas. Isso pode passar, por exemplo, por delegar tarefas que até gostamos de fazer, mas que nos ocupam muito tempo e podem ser feitas com igual qualidade por outra pessoa, assim libertando-nos para tarefas mais criadoras de valor e em que ninguém nos pode substituir. E, para provocar, podemos também considerar actividades pouco produtivas, por exemplo, clientes que dão muito trabalho (reclamações, exigências estapafúrdias e dispendiosas) e pouco retorno. Despedir um mau cliente (mau na relação retorno / recursos que requer) pode libertar recursos para conquistar e manter um, dois, três ou mais bons clientes (ou simplesmente melhorar o ambiente na empresa por não terem que o aturar todos os dias).

Em resumo, o desafio é simples: PLANEAR melhor para minimizar interrupções e potenciar blocos de produtividade, ACRESCENTAR equipamentos, ferramentas, metodologias que possam tornar-nos mais eficientes e SUBTRAIR tudo aquilo que diminui a produtividade.

 

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