Teletrabalho: a “nova” realidade

Tendo em conta os mais recentes acontecimentos de ameaça à saúde pública e ameaça à economia ligados ao Covid-19, medidas que evitem a circulação de pessoas como o teletrabalho poderão ser uma mais-valia na ajuda da contenção da propagação deste vírus.

Teletrabalho ou trabalho remoto, como o próprio nome indica, é a modalidade de trabalho que permite que os funcionários de uma determinada empresa trabalhem fora do escritório em dias específicos ou até mesmo de forma permanente.

De acordo com a Global Workplace Analytics a população mundial de trabalhadores (excluindo os trabalhadores por conta própria) em regime de teletrabalho cresceu mais de 140% desde 2005.

Kate Lister, presidente da Global Workplace Analytics estima que até 2025, cerca de 70% da força de trabalho trabalhará remotamente pelo menos cinco dias por mês, “a percentagem de pessoas com empregos compatíveis irá expandir-se à medida que o trabalho baseado no conhecimento continuar a diminuir os empregos que exigem presença física.”

O estudo State of Remote Work 2018, realizado pela OWL Labs, mostra que 56% das empresas permitem o teletrabalho, sendo 16% empresas totalmente remotas (sem opção de sede ou escritório disponível) e 40% são híbridas (oferecem as duas opções: trabalhar no escritório, em casa ou alternar entre os dois).

O teletrabalho já é uma realidade que existe em muitos países, na União Europeia (UE) os mais recentes dados disponibilizados pela Eurostat (2018) dão conta que a percentagem de pessoas empregadas entre os 15 e os 64 anos a trabalhar em casa tem aumentado de forma constante 5% na última década. Em 2018 5,2% das pessoas empregadas na UE trabalhavam em casa.

A liderar o ranking dos países da UE que mais trabalham em casa (ver imagem 1) estão os Países Baixos (14%), Finlândia (13,3%), Luxemburgo (11,0%) e Áustria (10,0%). Por outro lado na Bulgária (0,3%) e Roménia (0,4%) existem muito poucas pessoas a trabalhar a partir de casa.

Em Portugal 6,1% dos trabalhadores em 2018 encontravam-se em regime de teletrabalho um valor superior à média da UE (5,2%).

Nota: A UE inclui os 27 Estados-Membros da UE. O Reino Unido deixou a UE em 31 de janeiro de 2020.

Outro facto interessante a salientar deste estudo é que a percentagem dos colaboradores que trabalham em casa aumenta com a idade. Na UE apenas 1,8% das pessoas com idades entre 15 e 24 anos trabalham em casa, sendo 5,0% entre as pessoas de 25 a 49 anos e 6,4% entre as de 50 a 64 anos. A percentagem mais alta de jovens entre os 15-24 anos a trabalhar em casa foi registada no Luxemburgo (8,7%).

De acordo com uma pesquisa realizada pela Harvard Business School as empresas que optam pelo regime de teletrabalho aumentam a produtividade dos funcionários, reduzem a rotatividade e reduzem os custos organizacionais. Alguns factos:

• Os funcionários que passaram a trabalhar num local à sua escolha viram a sua produtividade aumentar em 4,4% face aos outros;
• Os custos da empresa relacionados com o espaço do escritório e custos relacionados foram reduzidos em $38,2 milhões;
• O aumento de produtividade dos funcionários reduziu a necessidade de novas contratações, diminuindo este custo em 4,4%;
• Os trabalhadores conseguiram mudar-se para cidades de mais baixo custo aumentando assim a seu salário e mantendo um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal através dos horários flexíveis. Estes fatores foram cruciais para o aumento da retenção dos trabalhadores e da sua motivação;
• O teletrabalho torna as empresas mais ecológicas (o que é cada vez mais valorizado) na medida em que evita as deslocações diárias dos seus colaboradores reduzindo as emissões de dióxido de carbono.

“A competição para contratar os melhores irá aumentar nos próximos anos. As empresas que oferecerem maior flexibilidade aos seus funcionários terão vantagem nessa área”.

Bill Gates

Como implementar uma política de teletrabalho na sua empresa?

1.º Identificar quem pode trabalhar remotamente: nem todos os trabalhos são adequados a uma política de teletrabalho. Áreas como marketing, contabilidade ou desenvolvimento de software, por exemplo, são compatíveis com o trabalho em casa. Pelo contrário, se pensarmos na área de produção de uma empresa industrial ou em lojas físicas facilmente se percebe que são incompatíveis com a implementação deste tipo de regime.

2.º Fornecer equipamentos/ferramentas: determinar quais os equipamentos/ferramentas que os trabalhadores irão necessitar para conseguirem trabalhar em casa. Ao nível de equipamentos a empresa pode precisar de disponibilizar computadores, câmaras, microfones, auscultadores, etc. No que diz respeito às ferramentas, são as ferramentas de comunicação (como o e-mail, telemóvel, software de videoconferência…) as mais imprescindíveis para manter as equipas ligadas independentemente do lugar onde estejam.

3.º Alinhar expetativas: é importante definir o que espera do funcionário em relação à função que será exercida. Questões como se é necessário estar online o tempo todo, quanto tempo de almoço, se existe a possibilidade de o colaborador se ausentar durante o período de trabalho, tarefas urgentes a serem cumpridas e priorizadas, são exemplos de questões que devem ficar claras entre o empregador e o funcionário.

4.º Acompanhar o trabalho desenvolvido: garantir a comunicação entre a empresa e o colaborador é fundamental para manter o acompanhamento da performance garantindo a sua motivação e aumentando a confiabilidade no regime de teletrabalho.

Esta etapa é crucial para a implementação de numa estratégia de teletrabalho de sucesso, no entanto é normalmente aquela onde as empresas têm mais dificuldades. A principal razão pela qual isto acontece prende-se com o facto da grande maioria das empresas estar habituada a avaliar os seus colaboradores contabilizando o tempo que despendem em cada tarefa no escritório. No caso do teletrabalho o trabalhador está em casa e aqui a avaliação tem de ser feita não em termos do número de horas dispensadas mas sim em termos das tarefas realizadas.

A empresa deve definir com o colaborador como será realizado o acompanhamento do desenvolvimento do trabalho. Eis algumas opções: realização de reuniões com uma determinada frequência, verificação pessoal da entrega dos trabalhos desenvolvidos, estabelecer canais de comunicação (como o e-mail, telemóvel e videoconferência), utilização de plataformas/software que permitem a gestão do progresso do trabalho (como a Basecamp), etc.

Para além de avaliar o trabalho desenvolvido, nesta etapa é também muito importante manter as pessoas motivadas e por isso incentivar a troca de ideias e conversas esporádicas mantendo a socialização dos funcionários ainda que seja virtualmente é crucial para evitar a desmotivação dos colaboradores.

5.º Formalizar a política de teletrabalho: a política de teletrabalho deve ser formalizada num documento onde devem estar definidas as regras e benefícios associadas a este regime.

Se por um lado, o contexto atual de pandemia a que estamos a assistir veio impor às empresas novos desafios para os quais muitas ainda se estão a tentar adaptar, por outro lado traz consigo também algumas oportunidades.

As empresas têm aqui a oportunidade de colocar em prática as suas capacidades de funcionar num contexto de trabalho à distância, ao mesmo tempo que testam a abertura dos trabalhadores a trabalhar em circunstâncias diferentes, de condicionalismo e de dificuldades.

Este é também o momento para repensar a estratégia da empresa, os seus processos, bem como o desenvolvimento de novos produtos/serviços direcionados para estes novos desafios que se impõem.

E na sua empresa, já está a implementar uma política de teletrabalho com sucesso?