Sim, eu quero mais tempo! Quero mais tempo para abraçar os projetos de que gosto, quero mais tempo para agarrar aqueles desafios que me fascinam, quero mais tempo para estar com quem mais gosto!
Mas o tempo não estica….
Ao longo dos anos fui implementando algumas regras da gestão do tempo: (ver aqui)
– Definir objetivos para nos focarmos nas tarefas que conduzem ao que é mais importante;
– Organizar a agenda diária, semanal e mensal, incluindo nela todas as vertentes da nossa vida, seja profissional, pessoal ou social. Não faz sentido termos apenas uma agenda profissional, pois as nossas diferentes vertentes são indissociáveis – todas pertencem à mesma pessoa;
– Diminuir o tempo despendido em tarefas urgentes não importantes, dando prioridade às tarefas importantes, mesmo que não urgentes;
– Incluir na agenda um espaço para pensar, para planear.
E agora, está tudo resolvido? Não! Eu quero mais tempo!
Então como posso ganhar mais tempo? O dia vai continuar com as mesmas 24h, a semana com os mesmos 7 dias e o ano com os mesmos 365 dias.
A primeira resposta que surge é “Pensa no que é mais importante”. Mas essa foi a primeira fase! Agora a escolha é entre diferentes tarefas importantes. Há que encontrar outra forma.
Após alguma reflexão surge uma ideia muito simples: o segredo é foco e processo!
Se em cada uma das nossas atividades, os processos estiverem bem definidos, bem implementados e bem interiorizados, minimizamos o tempo despendido em tarefas desnecessárias e em tarefas de correcção. (ver Os 7 Tipos de Desperdícios)
E se em cada momento nos focarmos a 100% numa só tarefa, esta será realizada muito mais rapidamente e com uma probabilidade de erro bem menor. Para o conseguir, basta treinar a “Atenção Plena”.
A tecnologia, por exemplo, pode ser um aliado de peso ou um dos seus maiores ladrões de tempo.
Explorando as potencialidades do Outlook ou de outro software que utiliza, pode ter o seu e-mail, a sua agenda e a lista de tarefas, de forma instantânea e atualizada, simultaneamente no seu computador, no tablet e no smartphone.
Mas, para que o e-mail não seja um “ladrão de tempo”, defina um processo de decisão para quando receber um mail, como por exemplo:
– Se for gastar menos de 5 minutos a resolver o assunto, concentre-se nele e resolva;
– Se for gastar mais de 5 minutos, coloque na sua agenda;
– Se o assunto puder ser tratado por outra pessoa, delegue de imediato;
– Se não tem interesse, apague-o e mantenha sempre sua caixa de e-mails vazia.
Defina processos para as suas principais rotinas, sejam elas profissionais ou pessoais, de forma a despender o mínimo de tempo possível em cada uma delas e, assim, ser capaz de dar toda a atenção, a cada tarefa, em cada momento.
Acima de tudo, seja preguiçoso! “O bom preguiçoso faz bem à primeira para não ter que repetir”.
E agora? O que vai fazer com todo esse tempo que ganhou?
